profissionais de empresas como Lojas Renner, Pirelli, Citibank, Natura
e Nestlé também sofrem com esse problema. No início deste ano, o
Project Management Institute, entidade internacional que desenvolve
padrões para a prática de gerenciamento de projetos, ouviu 184
companhias que atuam no Brasil e constatou que 78% delas atrasam na
hora de entregar projetos. Para 66% dessas empresas, controlar o tempo
é a etapa mais árdua de um projeto. O universo conspira contra o
prazo. É importante saber quando delegar parte do projeto para dar
conta do cronograma, diz o engenheiro químico Luiz Antonio Mello, de
34 anos, gerente sênior da Chemtech, empresa de serviços de engenharia
e tecnologia que tem sede no Rio de Janeiro. Atualmente, Luiz
desenvolve projetos em clientes como Petrobras, CSN e Procter &
Gamble, e utiliza metodologias de gerenciamento de prazos para manter
suas entregas em dia. Segundo os especialistas em gestão de projetos,
qualquer tarefa pode ser gerenciada como um processo cujas etapas têm
data de entrega defi nida. Por isso, é possível aplicar técnicas de
cumprimento de prazos, planejando a execução de cada fase. Veja
algumas orientações, com base na cartilha dos gerentes de projeto,
para quem quer ficar de bem com o relógio e com o chefe, quando o
assunto é administrar o tempo de uma tarefa.
Por que atrasa?
Fraca definição do escopo. Há falhas no detalhamento do conteúdo do
projeto. E também baixo comprometimento. Os gestores não estão
totalmente envolvidos com os objetivos do trabalho.
1° PASSO - POR QUE CONTROLAR O TEMPO?
Duas razões fazem do atraso o pior inimigo do gestor. Em primeiro
lugar, prazo é custo. A empresa pensa assim: enquanto você está
envolvido com uma tarefa, não pode assumir outra. Se o tempo de uma
atividade se estende, a empresa tem de alocar outras pessoas para
cumprir outros trabalhos. Além disso, clientes não gostam de atrasos.
Se você trata diretamente com os clientes, saiba que cumprir prazos é
fundamental para desenvolver uma relação duradoura com eles. Luiz, da
Chemtech, gerencia o andamento de oito projetos atualmente. Se um
projeto que exige uma equipe de 20 pessoas atrasa dois meses, são dois
meses que pagamos salários e encargos sem que aquelas pessoas assumam
um novo trabalho, diz Luiz.
2° PASSO - REMEDIANDO O ATRASO
Especialistas em cumprimento de prazos dão quatro dicas para você:
1 - Faça um fluxo de trabalho
Coloque no calendário as atividades na seqüência em que serão
executadas. Paulo Ferreira, conselheiro do PMI de São Paulo, diz que
os gestores de projetos costumam organizar suas tarefas a partir de
cinco parâmetros. Veja como fazer:
# Divida a atividade em etapas.
# Calcule o tempo necessário para cumprir cada etapa.
# Cumpra as etapas em ordem de prioridade.
# Avalie os recursos necessários para desenvolver a atividade (pessoas
e dinheiro).
# Calcule os custos envolvidos.
2 - Encare os imprevistos
Experiência é fundamental para controlar o tempo. Com 21 anos de
engenharia, Cristina Sibinelli, de 43 anos, diretora de projetos da
Promon, em São Paulo, já consegue identificar rapidamente alguns
gargalos clássicos. Ainda assim, ao fim de cada atividade, ela e a
equipe procuram tirar lições aprendidas e registrá-las para usar na
próxima iniciativa. Um novo projeto é sempre inédito, mas, com uma
documentação e boa base de dados, o gestor pode enxergar onde os
imprevistos podem ocorrer, diz Marly Monteiro de Carvalho,
coordenadora do curso de especialização em gestão de projetos da
Fundação Vanzolini, entidade ligada à Escola Politécnica da
Universidade de São Paulo.
3 - A tecnologia contra o atraso
Muitos softwares podem ajudar na hora de montar o seu cronograma de
trabalho e, depois, no acompanhamento dos prazos do projeto. Há
ferramentas corporativas como o Project, da Microsoft, o OS, da SAP,
ou o RPM, da IBM. Para uso pessoal, o Excel cumpre bem a tarefa.
Softwares próprios para gestão de projetos têm vantagens como o acesso
rápido pela web e a possibilidade de monitoramento para um portfólio
de projeto.
4 - Uma coisa de cada vez
Imagine a tarefa como uma pirâmide, cujo objetivo maior está no topo.
Crie objetivos intermediários. Assim, você saberá quanto tempo tem
disponível para atingir cada meta. Isso ajuda no gerenciamento do
prazo final.
3° PASSO - FAÇA O ACOMPANHAMENTO
Depois que o projeto começa, o profissional tem de fazer uma
comparação entre o que foi planejado e o trabalho em andamento, para
detectar possíveis causas de atrasos. Se um obstáculo é identificado
rapidamente, sua correção é mais simples. Emílio Clemente Fugazza, de
33 anos, diretor de planejamento da construtora EZTec, que administra
30 canteiros de obras simultaneamente, diz que faz duas reuniões
semanais com a equipe para ajustar metas e trocar informações. Um
projeto pode durar até um ano e meio, mas só é possível cumprir os
prazos gerenciando o cronograma o tempo todo, diz Emílio. Na etapa de
execução, os profissionais precisam ter outros cuidados:
1 - Fazer a gestão dos riscos
Quanto mais imprevistos surgirem, mais risco de atraso tem o projeto.
Fique atento a tudo o que aparecer, por menor que seja, e que não
estava previsto no cronograma.
2 - Delegar tarefas
Um gerente tem de contar com seus colaboradores, delegar. Escolha as
pessoas que vão ajudá-lo a monitorar e cumprir os prazos. Luiz, da
Chemtech, aprendeu essa lição quando se viu envolvido com dois grandes
projetos ao mesmo tempo. Sem conseguir dar conta de todas as
atividades, resolveu transferir parte do trabalho para um integrante
de sua equipe. Ele não era tão experiente quanto eu na gestão de
projetos, mas foi uma opção melhor do que deixar o trabalho parado,
diz Luiz. No final, o projeto foi entregue dentro do prazo e Luiz foi
parabenizado pelos chefes. É isso o que cada vez mais acontece nas
empresas: quem é capaz de domar o tempo se destaca.
Luciane Crippa - VOCÊ SA
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