“Qual é a minha senha?” ”Como faço para adicionar uma nova tarefa?” ”Eu não consigo fazer aquele relatório que você me mostrou na semana passada, você pode me mostrar de novo?”
Todas estas são o tipo de perguntas que vão te fazer se você está começando com um novo software de gerenciamento de projeto. Você pensaria que, como a ferramenta é projetada para ajudar os membros de sua equipe a fazer um trabalho melhor, mais rapidamente, que eles estariam muito entusiasmados para adotar novas formas de trabalhar. Eles deveriam abraçar as novas ferramentas que acabariam por poupar-lhes tempo e esforço! No entanto, na vida real, isso raramente acontece. Afinal, os seres humanos não são particularmente bons em lidar com a mudança e, geralmente, nós preferimos o status quo a ter que aprender novas maneiras de fazer as coisas. Para o gerente de projeto, isto apresenta um problema único: como podemos incentivar a equipe do projeto a usar o software que é bom para todos?
Demonstre os Benefícios
A primeira e mais fácil maneira de ajudar sua equipe do projeto a chegar a um consenso sobre o fato de que eles têm de começar a usar a nova ferramenta é explicar os benefícios. Se o novo software vai ajudar com controle de despesas, e isso é algo que todos acham muito difícil, certifique-se de que eles saibam como a ferramenta irá ajudar. Se o software for tornar mais fácil para eles controlar o tempo e registrar o seu avanço nas tarefas, mostre a eles quanto tempo eles vão economizar a cada semana.
As pessoas gostam de saber a razão por trás de ter que mudar suas práticas de trabalho, por isso certifique-se de que você gaste bastante tempo demonstrando os benefícios. Execute algumas demonstrações e alguns workshops. Mesmo que a ferramenta seja fácil de aprender sem qualquer treinamento, ajudará se as pessoas puderem vê-la em primeira mão. Se eles entendem por que você está mudando para um novo processo, isto vai incentivá-los a lhe dar uma chance.
Torne Fácil
Vai ser uma luta fazer sua equipe começar a usar a nova ferramenta se ela for realmente difícil de usar. Coloque o link para o software no desktop deles para que eles não tenham que procurar, ou baixe para eles o aplicativo no tablet ou telefone. Configure a senha e nome de usuário de cada um e certifique-se de que eles sabem como obter ajuda quando se esquecem destas informações.
Se houver um manual, publique-o ou divulgue-o para que todos possam utilizá-lo quando quiserem. Você também pode criar algumas sessões de orientação para que aqueles que pegaram rapidamente a forma de usar a ferramenta possam trabalhar com aqueles que estão tendo dificuldades. É mais barato e mais rápido do que o treinamento formal e tem o benefício adicional de um colega explicando os benefícios e recursos para outro colega, ao invés de ser entregue por terceiros.
Torna a Alternativa Mais Difícil
Se for muito fácil de voltar para as velhas formas de trabalho, as pessoas irão fazê-lo. Nós já vimos isso várias vezes, mas muitas vezes os gerentes de projeto e gerentes seniores não cortam as velhas formas de trabalho. Se você costumava usar uma ferramenta diferente, mesmo que fosse apenas uma planilha, certifique-se de que esta seja definida como “somente leitura” ou afaste-a de servidor por completo. Torne mais difícil para as pessoas voltarem para o modo como as coisas eram, de modo que elas não tenham escolha além de usar o novo software.
Torne os Processos Automatizados
Configure o seu novo produto para automatizar o máximo possível os processos. Isto poderia incluir relatórios, controle de despesas, e-mails de alerta e atualizações de status. Inscreva-se e os membros de sua equipe para receber os alertas e crie grupos nos quais vocês podem realizar discussões importantes para o projeto. O tempo gasto agora configurando o produto vai torná-lo muito mais fácil de usar no longo prazo, e você vai poupar muito tempo, se você automatizar o máximo que puder.
Dê um bom exemplo
Como gerente de projeto, você precisa dar um bom exemplo para sua equipe! Certifique-se de que você sabe como usar o software, mesmo que isso signifique gastar um pouco de tempo extra explorando todas as características para ficar confortável com ele. Verifique se você sabe como obter ajuda se você precisar, e esteja preparado para responder a algumas perguntas básicas, do tipo “como eu faço”, da equipe.
Além de saber usá-lo, você realmente tem que usá-lo no dia a dia! Então vá em frente e coloque todas as suas informações de cronograma do software, envie suas listas de tarefas e certifique-se de que o seu perfil de usuário esteja completo. Você é efetivamente um embaixador para o produto e sua equipe vai seguir o seu exemplo!
Dê uma Chance
É difícil se adaptar às novas formas de trabalho, como você deve saber se você já começou a trabalhar em uma nova empresa, onde as coisas são feitas de forma diferente. Pode levar algum tempo para se adaptar totalmente a novas técnicas e ferramentas, por isso não seja muito duro com sua equipe, se demorar algumas semanas para eles realmente se sentirem entusiasmados.
Finalmente, não desista cedo demais. Pode demorar um pouco para uma equipe se sentir confortável usando um novo software. Por isso, se parecer que eles não pegaram o conceito imediatamente, não entre em pânico. Dê-lhes tempo para mudar a maneira de trabalhar e de se acostumar com a forma como o software funciona. Pode ser muito fácil ceder e voltar às velhas formas de fazer as coisas se você se depara com os membros da equipe infelizes que dizem que é muito difícil, ou que eles simplesmente não gostam. Certifique-se de que o seu software tenha um julgamento justo antes de decidir fazer qualquer coisa drástica como parar de usá-lo e voltar às planilhas.
Autor: Jason Westland
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